みっつんこんにちは！商社勤務 営業事務歴14年のみっつんです。
育休から明けて仕事復帰しても時短・急な休みで中々子供が生まれる前のように仕事をうまく進められないですよね。
私も職場ではワーママが少なく、ほぼ全員がフルタイムの中、時短勤務で働いています。時短勤務でも正社員は業務量も容赦ありません。私も「これは本当に時短の業務量か！？」と思いながら働いております。
そんな私が、仕事をしながら家事・育児・簿記勉強をするためのすぐ実行できる仕事時短術を紹介いたします。
① 5分以内に終わる作業は即対応・即レス
メールの返信や簡単な確認作業など、5分以内に終わる作業は後回しにせず即対応します。
理由は3つです。
- タスク管理の手間がなくなる 後回しにすると「忘れないようにメモする」「タスクリストに入れる」という作業が発生します。即対応すればその手間がゼロになります。
- 進捗確認の問い合わせが来なくなる 早く返すことで、先方から「あの件どうなっていますか？」という連絡が来なくなります。これだけで割り込み作業がかなり減ります。
- 細かいタスクが溜まらなくなる 小さな作業を後回しにし続けると、気づいたときには山積みになっています。即対応でリストをすっきり保てます。
② 始業前・昼休みを活用して先手を打つ
時短勤務は帰る時間が早い分、退勤後に届いたメールが翌朝には溜まっています。これを放置すると後手に回り、相手からの問い合わせが増え、結果的にメール対応の業務が増えるという悪循環になります。
私が実践しているのは、始業前にメールをすべて確認・返信することです。
- 外部メール・社内メールを始業前にチェック
- 5分以内に終わるものはその場で即返信
- 時間がかかるものは昼休みに対応
先手を打つことで相手からの問い合わせが減り、割り込み作業が大幅に減ります。
③ 後回しタスクはスケジュール管理・シングルタスクで脳のリソースを守る
複数のタスクを同時進行すると、脳のリソースを大量に消費して疲労感が増します。育児・家事が待っている帰宅後のことを考えると、仕事での無駄な消耗は極力避けたいところです。
私が実践しているのは完全なシングルタスクです。
- 後回しにするタスクはその場でスケジュールに登録する（頭の中に置かない）
- 一つのタスクを完了してから次に進む
- 「あれもやらなきゃ」という状態を作らない
これを徹底するだけで、終業後の疲労感が圧倒的に変わります。家に帰ってからも娘と向き合える余力が残せるようになりました。
④ メールは宛先ごとにテンプレ化する
事務職はルーティン作業が多く、同じような内容のメールを何度も書く場面があります。その都度一から書くのは時間の無駄です。
私はOutlookを使って宛先ごとにテンプレートを保管・管理しています。
- 定期的に送るメールはスケジュールに繰り返し登録
- 宛先ごとのテンプレートを用意して、内容を更新するだけで送れる状態にする
- ゼロから文章を考える時間をなくす
「書く」作業から「更新する」作業に変えるだけで、メール対応の時間が大幅に短縮されます。
⑤ 電話よりメール連絡を徹底する
集中して頭を使うタスクに取り掛かっているとき、電話が来ると一気に集中が途切れます。電話が終わった後に「どこまでやったっけ…」となり、元の状態に戻るまで余計な時間がかかります。
私が実践しているのは、自分からの連絡はなるべくメールにすることです。
自分がメールで連絡することで、相手からの返信もメールになり、結果的にかかってくる電話が減ります。
メールのメリットはもう一つあります。文章として記録が残るため、後から「言った・言わない」のトラブルも防げます。
まとめ
時短勤務や急な休みで仕事が追いつかず、辛い思いをされているワーママさんはたくさんいらっしゃると思います。
ですが、その辛く大変な状況だからこそ、「どうすれば上手くいくか」を考え続けることで、必ず今より改善できるはずです。
今回紹介した5つの時短術をまとめます。
- 5分以内に終わる作業は即対応・即レス
- 始業前・昼休みを活用して先手を打つ
- 後回しタスクはスケジュール管理・シングルタスクで脳のリソースを守る
- メールは宛先ごとにテンプレ化する
- 電話よりメール連絡を徹底する
私の時短術が皆さんの役に少しでも立てれば嬉しいです。
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